איך לייעל את רכישת הציוד המשרדי בעסק שלכם?

הגעתם בוקר אחד למשרד ופתאום הבנתם שעוד רגע נגמר נייר הצילום. בדרככם להזמין כמה חבילות, ניסיתם לעשות בירור מהיר האם חסרים דברים נוספים במשרד. “תזמין גם עט כדורי” קראו אליכם משולחן אחד, “חסר לי טוש סימון” אמרה מישהי משולחן אחר. עד שהתחלתם בביצוע ההזמנה, נוספו עוד כמה דברים, “בטח גם סיכות למהדק חסר”, חשבתם לעצמכם, תמיד חסר.
לא באמת היה לכם זמן לברר, רציתם להזמין כמה שיותר מהר. והנה כעבור יומיים, גיליתם שגם ניירות הממו נגמרו, והטוש המחיק לא עובד. אז שוב צריך להזמין? האם כדאי לבצע הזמנה בשביל 2 פריטים? כנראה שכבר שקלתם לקפוץ לקנות בחנות הקרובה.

אז איך תייעלו את תהליך הזמנת הציוד המשרדי, תוודאו שלא שכחתם דבר ותוכלו לחסוך גם בעלויות? אנו מציעים לכם לסגל לעצמכם כמה הרגלים:

• קבעו תאריך קבוע בחודש בו מתבצעת הזמנת ציוד משרדי. עד תאריך זה כל מי שנתקל בחוסר מתבקש להעביר זאת אליכם. ככה לא יתגלו חוסרים יומיים אחרי ביצוע ההזמנה, ולא תמצאו את עצמכם בהתעסקות מיותרת או בתשלום עבור משלוח שיכלתם לחסוך בביצוע ההזמנה הראשונה.
• צרו לעצמכם רשימת ציוד משרדי, מעין צ’ק ליסט שיכלול את כל מה שבדרך כלל אתם מזמינים: דפי צילום, שמרדפים, עטים, נייר דבק, מהדקי נייר, סיכות למהדק, קלסרים וכו’. אתם יכולים גם להיעזר בפרטי הרכישה הקודמת שלכם באתר, כדי לייצר את הרשימה. כך יקטן הסיכוי לשכחה ופספוס.
• מוצר חליפי – האם כדאי לרכוש מוצרים חליפיים? תלוי במוצר. במידה והמוצר שאותו אתם בד”כ רוכשים איננו זמין במלאי, תוכלו לרכוש מוצר חליפי, ולעתים אף במחיר זול יותר – למשל חבילת מרקרים של מותג אחר. לעומת זאת, נייר צילום הוא מוצר שצריך לשים לב היטב למשקל שלו, ולא להתפתות לרכוש דפים במשקל אחר. כך לדוגמה, נייר צילום 80 גרם יעבור היטב במדפסת, בעוד שנייר צילום במשקל נמוך יותר, עלול לייצר בעיה (המדפסת תיקח יותר מדף אחד).
• הירשמו לניוזלטר – כלקוח הרשום לניוזלטר, תקבלו ישירות למייל שלכם מבצעים ספציפיים והטבות במיוחד בשבילכם, שעשויים להוזיל את העלויות שלכם. מאחר והציוד המשרדי ברובו אינו מתכלה, ניתן להזמין פריט שנמצא במחיר מבצע כרגע, ולהשתמש בו בעתיד, כמו: קלסרים, כוסות לשתייה חמה וקרה, עפרונות ועוד.
• עשיית מנוי – אתרים שונים למכירת ציוד משרדי מציעים הנחה קבועה באתר בביצוע מנוי חצי שנתי או שנתי. אז איך זה עובד? עושים מנוי, משלמים מראש סכום כלשהו שאתם קובעים, שאותו תוכלו לנצל לרכישת ציוד משרדי, וכך אתם זכאים ל-5% הנחה קבועה באתר, ללא קשר למבצעים הקיימים באתר. למשל: אם עשיתם מנוי שנתי בסך 5000 ₪, תוכלו לבצע 5, 10 או 20 הזמנות, ובכל הזמנה תקבלו 5% הנחה על סכום ההזמנה.
  יש מבצע על טונרים למדפסת? אתם זכאים למבצע ועדיין בסיכום הכולל של ההזמנה, תקבלו 5% הנחה על כלל ההזמנה… משתלם, לא?

אז קדימה, תבחרו את הדרך המתאימה לכם לייעול והוזלת רכישת הציוד המשרדי, ואנחנו כבר נדאג לכל השאר!