כל מה שצריך לדעת לפני שבוחרים מדפסת למשרד

מצד אחד, העולם הולך לכיוון ירוק יותר ונטול נייר – אפילו חשבון החשמל נשלח אלינו במייל; מצד שני, יש דברים שאי אפשר לוותר על הגרסה המודפסת שלהם. אם אתם בעלי משרד, אתם בטוח מכירים את זה: תעודות משלוח, סידורי עבודה ושרטוטים שונים שמחייבים גיבוי פיזי. בשביל גיבוי פיזי צריך, כמובן, מדפסת – אבל איך תדעו איזו מדפסת לרכוש? ובכן, הנה כמה פרמטרים שתצטרכו לקחת בחשבון לפני הקנייה שתשדרג לכם את המשרד.

קודם כל, מהי תדירות ההדפסה הצפויה במשרד שלכם? האם אתם מדפיסים קבצים גדולים ומרובי עמודים, או מסתפקים בכמה דפים בודדים ליום? זה תלוי כמובן בגודל המשרד, כמות העובדים וגם תחום העסק – סביר להניח שבעלי בתי קפה פחות נוטים למצוא את עצמם מדפיסים בקצב מסחרר, לעומת רואי חשבון, למשל.

תדירות והיקף ההדפסה יכריעו את ההחלטה לגבי סוג המדפסת המתאימה לכם. בשוק קיימים שני סוגי מדפסות – מדפסות הזרקת דיו, ומדפסות לייזר. מדפסת הזרקת דיו, כשמה כן היא, מדפיסה באמצעות דיו המוזרק אל הדף. מדפסת לייזר, לעומתה, משתמשת בטונר, אבקה שבאמצעותה מוטבע הקובץ על הדף.

אם אתם לחוצים בתקציב, או לחלופין מדפיסים בתדירות נמוכה (קרי, עמודים בודדים בשבוע) מדפסת דיו היא כנראה הבחירה הנכונה. המדפסות עצמן זולות למדי (מדפסת ברדר, לדוגמא, הידועה כמדפסת איכותית וקלה לשימוש, עולה כ-300 ₪ בלבד), אבל הדיו עולה לא מעט. בנוסף, בשימוש לא תכוף נוטה הדיו להתייבש במיכל ולהתבזבז. אם מהירות ההדפסה חשובה לכם, קחו בחשבון שמדפסת הזרקת דיו כנראה לא תזכה באולימפיאדת הקצב בזמן הקרוב, ומנפיקה כ-16 עמודים לדקה.

להדפסות בכמויות גדולות ולמי שהתמזל בתקציב קצת יותר משוחרר, אין בכלל במה להתלבט: מדפסת לייזר. מחירה הראשוני לא זול, אבל התפוקה הרבה, מהירות הפעולה והחיסכון בחומר ההדפסה (טונר) יחזירו את ההשקעה הכספית מהיר למדי. מדפסות לייזר פועלות מהר – מאוד – ומפיקות כ-100 דפים בדקה. זה גורם משמעותי כשמדובר על הדפסה בתדירות גבוהה, אחרת תמצאו את עצמכם מבלים כמחצית מהיום בהמתנה למסמכים. יחד עם זאת, קחו בחשבון שלוקח להן קצת זמן להתחמם לפעולה, אבל זה בטל בשישים לעומת היתרונות.

יש כמה נקודות שנוטים לשכוח מהן כשקונים מדפסת, אבל רצוי לתת גם להם את הדעת. עלות חומרי הגלם, למשל: בעת חישוב התקציב שלכם, קחו בחשבון גם עלויות דיו או טונר ונייר צילום למדפסת. תתפלאו, אבל גם לאיכות הדף יש משמעות והשפעה על תפקוד המדפסת. דף באיכות טובה ישמר את חיי המדפסת לאורך זמן.   גם על נושא הדפסה בצבע כדאי לחשוב. האם אתם מתכננים להדפיס מסמכים צבעונים, והאם אלו צריכים להיות מסמכים צבעוניים באיכות צבע גבוהה? בכל הנוגע לצבע, מדפסות הזרקת דיו הן הכוכב הבלתי מעורער. גם מדפסות לייזר יודעות להפיק מסמכים צבעוניים, כמובן, אבל איכותם פחותה.

עכשיו כשאתם מצוידים בידע הבסיסי, אפשר לצאת לחנות ולחפש את המדפסת המושלמת.